Beim Umstieg auf ein CRM ist die Datenübernahme der Schritt mit dem größten Hebel – in beide Richtungen. Ein sauber aufgebauter Bestand macht das neue System vom ersten Tag an glaubwürdig. Ein ungefiltert importierter Flickenteppich dagegen beschädigt genau das Vertrauen, von dem die Nutzung lebt: Wer dreimal auf veraltete Einträge stößt, kehrt zur privaten Liste zurück.
Der bewährte Ablauf
- Inventur: alle Quellen sichten – Excel-Listen, Access-Datenbanken, Outlook-Kontakte, Newsletter-Verteiler, Visitenkartenstapel. Je Quelle klären: Wie aktuell, wie vollständig, wer hat gepflegt?
- Zielstruktur festlegen: Felder, Pflichtangaben und einheitliche Wertelisten (Branchen, Ortsteile, Kategorien) definieren – passend zu den Merkmalen Ihrer Firmendatenbank
- Zusammenführen und mappen: Spalten den Zielfeldern zuordnen, Formate vereinheitlichen (Anreden, Telefonnummern, Schreibweisen)
- Dubletten bereinigen: automatisch vorschlagen, fachlich entscheiden – hier steckt die meiste Handarbeit, und sie lohnt sich
- Anreichern: fehlende Kernmerkmale ergänzen, etwa über externe Datenquellen wie Handelsregister oder Gewerbemeldungen
- Testimport und Abnahme: Stichproben durch das Fachteam, dann der endgültige Import – und die Stilllegung der Altlisten
Was übernehmen – und was nicht?
Nicht alles Alte verdient ein zweites Leben. Bewährte Faustregeln:
- Übernehmen: aktive Unternehmen, Ansprechpartner mit Funktion, dokumentierte Einwilligungen, offene Vorgänge, die letzten Jahre der Gesprächshistorie
- Prüfen: Kontakte ohne Aktivität seit mehreren Jahren, Bestände ohne erkennbare Rechtsgrundlage
- Zurücklassen: erkennbar tote Einträge, redundante Hilfsspalten, „Sicherheitskopien von Sicherheitskopien“
Weniger, aber verlässlich schlägt vollständig, aber falsch – gerade mit Blick auf die DSGVO, die für jeden übernommenen Datensatz eine Rechtsgrundlage verlangt.
Datenqualität ist kein Projekt, sondern eine Routine
Nach dem Import beginnt die eigentliche Disziplin: Dublettenprüfung bei der Eingabe, Pflichtfelder, klare Pflegezuständigkeiten und ein jährlicher Qualitätscheck (Rückläufer, Bounces, inaktive Kontakte). Gut eingerichtete Systeme unterstützen das mit Prüfregeln und Berichten zur Feldfüllung – so bleibt die Basis auf Dauer so sauber wie am ersten Tag.
Praxis-Tipp: Planen Sie für die fachliche Dublettenentscheidung echte Zeit im Team ein – als konzentrierte Sessions mit klaren Regeln („gleiche Firma + gleicher Ort = zusammenführen“). Das ist zäh, aber einmalig. Automatik allein entscheidet die Grenzfälle falsch.
Wir übernehmen die technische Seite der Migration komplett – Mapping, Bereinigungsvorschläge, Testimporte – und moderieren die fachlichen Entscheidungen. Beschreiben Sie uns Ihre Bestände, wir schätzen Aufwand und Ablauf konkret ein.