Viele Kreis-Wirtschaftsförderungen stehen vor demselben Dilemma: Die kreisangehörigen Städte und Gemeinden sollen professionell mit Unternehmensdaten arbeiten – aber weder zwölf Insellösungen betreiben noch alle in ein einziges System ohne eigene Identität zwingen. Genau dafür gibt es mandantenfähige CRM-Systeme: Jede Kommune erhält ihren eigenen Mandanten – mit eigener Sicht, eigenen Zuständigkeiten und dem Gefühl „unser System“ – während im Hintergrund eine gemeinsame, synchron gehaltene Datenbank arbeitet.
Was das Mandanten-Modell leistet
- Eigenständigkeit je Gemeinde: eigene Ansprechpartner, eigene Gesprächsprotokolle, eigene Auswertungen – vertrauliche Inhalte bleiben beim jeweiligen Mandanten
- Gemeinsame Basisdaten: Firmenstammdaten werden nur einmal gepflegt; Änderungen stehen allen Mandanten synchron zur Verfügung – Schluss mit zwölf Versionen derselben Firmenadresse
- Kreisweite Sichten, wo vereinbart: der Gewerbeflächenpool, gemeinsame Veranstaltungen oder die Nachfolgebörse laufen übergreifend
- Einheitliche Standards: Branchensystematik, Pflichtfelder und Datenschutzregeln gelten für alle – zentral gepflegt statt je Kommune neu erfunden
- Ein Betrieb statt zwölf: Updates, Backups und Administration laufen zentral; als Zugriffsweg je Gemeinde eignen sich Web-Zugang oder Remote-Desktop – siehe Betriebsmodelle
Ehrlich gesagt: Das ist ein Projekt, keine Installation
So überzeugend das Modell ist – Mandanten-Projekte brauchen deutlich mehr Planung als eine Lösung, die nur bei einer Wirtschaftsförderung eingeführt wird. Denn hier werden nicht nur Felder konfiguriert, sondern Spielregeln zwischen eigenständigen Organisationen vereinbart:
- Governance zuerst: Wer pflegt Stammdaten, wer sieht was, wie fließen kreisweite Auswertungen? Das Berechtigungs- und Datenmodell ist das eigentliche Projektfundament
- Beteiligung organisieren: Die Gemeinden entscheiden mit – ohne frühe Einbindung von Verwaltungsspitzen und Anwendern scheitert die Akzeptanz, nicht die Technik
- Datenübernahme je Kommune: unterschiedliche Listen, unterschiedliche Qualität, ein gemeinsames Zielschema – inklusive Dublettenabgleich über Gemeindegrenzen hinweg
- Pilot statt Big Bang: Start mit zwei, drei Pilotgemeinden, dann gestaffelter Rollout mit Schulung je Mandant
- Laufender Betrieb: ein Ansprechpartner für alle Mandanten, klare Änderungsprozesse, jährliche Abstimmung der Standards
Realistisch sollten Sie für ein Mandanten-Projekt ein Mehrfaches der Einführungszeit einer Einzellösung einplanen – gewinnen dafür aber eine Plattform, die kreisweite Wirtschaftsförderung strukturell verändert: vollständigere Daten, belastbare Kennzahlen je Kommune und für den Kreistag und ein professionelles Angebot des Kreises an seine Gemeinden.
Praxis-Tipp: Vereinbaren Sie die gemeinsamen Standards (Pflichtfelder, Branchenschlüssel, Sichtbarkeitsregeln) schriftlich in einer kurzen „Daten-Charta“, die jede teilnehmende Kommune unterzeichnet. Das klingt formal – erspart aber genau die Diskussionen, die Mandanten-Projekte sonst im zweiten Jahr einholen.
Wir begleiten Mandanten-Vorhaben von der Governance-Moderation über die Anforderungsphase bis zum gestaffelten Rollout. Sprechen Sie uns an – gern zeigen wir Ihnen an einem Beispiel, wie ein Kreis mit seinen Gemeinden auf einer Datenbasis arbeitet.