Der Wirtschaftsausschuss tagt, der Bericht ist fällig – und das Team zählt Excel-Zeilen und rekonstruiert das Jahr aus Kalendern? Das ist der teuerste Weg zu Zahlen, die trotzdem angreifbar bleiben. Die Alternative: Wenn Gespräche, Veranstaltungen, Flächenanfragen und Vermittlungen ohnehin im CRM dokumentiert sind, ist jeder Bericht nur noch eine Auswertung.
Kennzahlen, die tatsächlich überzeugen
Weniger ist mehr – ein belastbares Set aus der Praxis:
| Bereich | Beispiel-Kennzahlen |
|---|---|
| Bestandspflege | Unternehmensbesuche und Beratungen, erreichte Betriebe nach Branche/Ortsteil, Top-Gesprächsthemen |
| Ansiedlung & Flächen | Anfragen, vermittelte Flächen/Objekte, Absagegründe, Pipeline offener Vorgänge |
| Leerstand | Quote je Lage, durchschnittliche Leerstandsdauer, Neuvermietungen |
| Veranstaltungen | Formate, Teilnehmerzahlen, Wiederkehrerquote, No-Show-Quote |
| Netzwerk & Vermittlung | Kooperations- und Nachfolgevermittlungen, aktive Börseneinträge |
| Kommunikation | Newsletter-Reichweite und -Entwicklung (mit Einwilligungsbasis) |
Entscheidend ist die Zeitreihe: Eine Zahl beeindruckt selten – ihre Entwicklung über drei Jahre erzählt die Geschichte Ihrer Arbeit.
Vom Datensatz zum Bericht
Damit Berichte auf Knopfdruck entstehen, müssen drei Dinge stimmen:
- Strukturierte Erfassung: Gesprächsthemen, Anfragearten und Absagegründe als Auswahlfelder statt Freitext – sonst wird aus Auswertung Lesearbeit
- Konsequente Nutzung: die Kulturregel aus der Einführung – was nicht im System steht, taucht im Bericht nicht auf
- Vorbereitete Auswertungen: Standardberichte je Empfänger – Monatsblick für die Leitung, Halbjahresvorlage für den Ausschuss, Jahresbericht für die Öffentlichkeit
Für die Darstellung reicht oft der Export in die gewohnte Office-Welt; wer mehr will, verbindet das CRM mit Karten aus dem GIS – Betriebe, Flächen und Leerstände je Stadtteil sagen mehr als jede Tabelle.
Praxis-Tipp: Definieren Sie Ihre Berichtskennzahlen vor der Feldstruktur – jede Kennzahl braucht ihr Erfassungsfeld. Wer erst zum Jahresende überlegt, was er zählen will, zählt Lücken. (Dasselbe gilt bei der Systemauswahl: Reporting-Anforderungen sind das halbe Lastenheft.)
Sie möchten sehen, wie ein Tätigkeitsbericht aus einem gepflegten System aussieht? Wir zeigen es Ihnen gern – inklusive der Frage, welches Kennzahlen-Set zu Ihrem politischen Umfeld passt.