Viele Verwaltungen und Gesellschaften setzen ein Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-Management-System (DMS/ECM) ein – für die revisionssichere Ablage, Aktenpläne und Aufbewahrungsfristen. Das CRM wiederum ist der Ort, an dem mit Kontakten und Vorgängen gearbeitet wird. Ohne Verbindung entsteht das bekannte Dilemma: Dokumente liegen doppelt, oder niemand findet sie dort, wo er gerade arbeitet.
Das Zielbild: eine Akte, zwei Sichten
Bewährt hat sich eine klare Arbeitsteilung: Das DMS bleibt führend für die Ablage – mit Aktenplan, Versionierung, Revisionssicherheit und Löschfristen. Das CRM bleibt führend für Kontakte und Vorgänge – und zeigt die zugehörigen Dokumente direkt am Unternehmen, am Beratungsvorgang oder an der Fläche an. Praktisch heißt das:
- Ein Brief oder Bescheid wird einmal abgelegt und ist aus beiden Welten erreichbar
- Aus dem CRM heraus erzeugte Dokumente (Serienbriefe, Exposés, Protokolle) wandern automatisch in die richtige Akte
- E-Mails werden am Kontakt dokumentiert und bei Bedarf ins DMS übergeben
- Aufbewahrungs- und Löschfristen werden im DMS durchgesetzt – das CRM verweist, statt Kopien zu horten
Typische Integrationsstufen
Nicht jede Wirtschaftsförderung braucht die Vollintegration. In der Praxis haben sich drei Stufen bewährt:
| Stufe | Was passiert | Für wen sinnvoll |
|---|---|---|
| Verlinkung | Das CRM speichert Verweise auf Akten und Dokumente im DMS | kleine Teams, schneller Start |
| Automatische Ablage | Dokumente aus dem CRM werden regelbasiert im DMS abgelegt und verschlagwortet | regelmäßiger Schriftverkehr, Veranstaltungs- und Fördervorgänge |
| Tiefe Integration | Dokumentvorschau, Aktenanlage und Metadaten-Austausch in beide Richtungen | größere Organisationen, Landesgesellschaften |
Welche Stufe passt, hängt vom vorhandenen System, vom Dokumentaufkommen und von den Vorgaben Ihrer IT ab. Wichtig ist, die Entscheidung bewusst zu treffen – und die Schnittstelle bei der Systemauswahl zu berücksichtigen, nicht erst nach dem Vertrag.
Praxis-Tipp: Klären Sie früh die Federführung für E-Mails. Die Regel „E-Mail-Korrespondenz wird am CRM-Kontakt dokumentiert, aktenrelevante Post zusätzlich ins DMS übergeben“ verhindert die zwei häufigsten Probleme: leere Akten und doppelte Ablage.
Sie haben bereits ein DMS im Haus und fragen sich, wie ein CRM dazu passt? Nennen Sie uns Ihr System – wir sagen Ihnen konkret, welche Anbindung realistisch ist.